Een overvolle mailbox? Dit kun je eraan doen!

Soms lijken we de hele dag niets anders te doen dan mailen. Net als foto’s blijven ze maar komen, maar we ruimen ze zelden op. Je merkt het vaak niet eens, maar met het gebruik van IMAP blijven al deze mails gewoon op de server staan.

Dit kan ervoor zorgen dat Mail niet meer werkbaar wordt. De provider stelt namelijk limieten en als je daar tegenaan loopt, komt de mail gewoonweg niet meer binnen. Maar dit kun je voorkomen!

Opruimen, weggooien, mappen maken

De meeste logische stap is natuurlijk: ga opruimen. Gooi weg wat weg kan, het liefst direct na het lezen. Vergeet niet de prullenbak te legen nadat je dit hebt gedaan. Je kunt ook gebruik maken van mappen om mails in op te bergen. Als je dit lokaal (‘op mijn Mac’) doet, haal je de mails van de server en worden ze alleen lokaal bewaard (er vanuitgaande dat je IMAP gebruikt). Dit zal dus geen ruimte op de Mac besparen, maar wel op de server.

Ga hiervoor in het menu naar Postbus > Nieuwe postbus… en selecteer ‘op mijn Mac’ als locatie. Je kunt hier de mails in doen die je niet dagelijks nodig hebt, maar wel wilt bewaren. Ze zullen niet te zien zijn op andere apparaten. Alleen op de Mac waar je de map hebt aangemaakt. Wat ook kan lonen, is het opruimen van je verzonden postbus. Deze vergeten veel mensen.

Zorg dat je een Time Machine back-up maakt van je Mac zodat de mails nooit verloren kunnen gaan.

Ga slim om met Reclame

Als we het hebben over het opruimen van mail is spam een echte doorn in het oog. Ook ik krijg dagelijks tientallen spam, fishing en onzinmails binnen. Allereerst kun je bij je provider kijken of het mogelijk is het spam-filter aan te passen. Je kunt deze wellicht iets ‘strenger’ zetten waardoor er überhaupt minder spam jouw mailbox bereikt.

Kan dit bij jouw provider niet, zet dan in ieder geval het reclamefilter van Apple Mail aan. Ga hiervoor naar Mail > Voorkeuren > Reclame en schakel het filter in. Met alt + cmd + J wis je de ongewenste mails in één klap uit de map “ongewenste reclame”. Wederom: vergeet niet regelmatig de prullenmand te legen.

Archiveer oude mails

Heb je veel oude mails waar je eigenlijk nooit meer naar kijkt en wil je die ergens opbergen? Archiveer dan. Dit doe je door een nieuwe map (postbus > nieuwe postbus) aan te maken, bijvoorbeeld ‘Mail 2013’ en hier de mails op te bergen door ze er naartoe te slepen vanuit de inbox. Vervolgens klik je met de rechtermuisknop op die map en kies je ‘Exporteer postbus’. Kies een locatie op je Mac om de map in op te slaan. Het mailprogramma gaat nu de map met inhoud als één file comprimeren (een .mbox). Te vergelijken met een .zip file. Let op: zolang een deel van de bestandsnaam ‘partial’ is, is Mail nog niet klaar met exporteren. Wacht in dit geval tot ‘partial’ vanzelf verdwijnt. Mocht je later toch weer bij de oude mails willen, importeer dan de gehele map in Mail via ‘Importeer Postbus’.

Onderwerpen

• Apple mail