Tien handige Google Docs functies die je nog niet kent

Als je geen word hebt of er niet van houdt, is Google Docs een mooi gratis alternatief om al je brieven en documenten in te maken. De functies zijn behoorlijk duidelijk en intuïtief en je kunt er zo’n beetje meteen mee aan de slag. Afgezien van de obvious functies heeft Google Docs wat minder voor de hand liggende features, die je leven een stuk makkelijker kunnen maken. Deze tien functies ken je waarschijnlijk nog niet, maar kun je zeker goed gebruiken.

Meteen een nieuw Google Docs document

Om Google Docs te gebruiken moet je er natuurlijk wel eerst naartoe gaan in de browser of door de te app openen. Om meteen te beginnen met een nieuw document kun je in de browser gaan naar docs.gogle.com/create. Nog handiger is natuurlijk als je daar een bookmark van maakt of de link als snelkoppeling op je bureaublad plaatst.

Teksten rondslepen

Nadat je meteen met je nieuwe document bent begonnen en al een beetje hebt geschreven, kan het natuurlijk voorkomen dat die ene alinea net wat beter past als hij later in de tekst verschijnt. In plaats van selecteren, knippen en plakken kun je je teksten ook een stuk sneller verplaatsen. Selecteer de tekst die je ergens anders wilt hebben en klik er vervolgens op om hem te verslepen naar zijn nieuwe plek. Je ziet een blauwe cursor zich verplaatsen en waar je hem neerzet is de plek waar je tekst verschijnt.

Geen gezoek in menu’s

Soms ben je op zoek naar een bepaalde functie, waarvan je weet dat hij bestaat, maar kun je hem maar niet terugvinden in de verschillende menu’s. Vanaf nu hoef je nooit meer door menu’s te rommelen, want er is een snellere manier om te vinden wat je zoekt. Gebruik Alt + / om een zoekvenster te krijgen, waarin je meteen kunt typen waar je naar op zoek bent.

Googlen in Docs

Soms ben je aan het typen, maar wil je iets voor de zekerheid toch nog even online opzoeken. Dat kun je meteen vanuit Google Docs doen door Ctrl + Alt + Shift + I op de PC of CMD + Alt + Shift + I op je Mac te gebruiken. Je krijgt dan rechts een nieuw venster waarin je kunt zoeken. Binnen no time verschijnen er web resultaten, afbeeldingen en gerelateerde documenten waar je al eerder aan hebt gewerkt.

Direct emailen

Vanuit Docs kun je ook meteen een mailtje sturen als je snel iets wilt doorgeven aan je collega, die ook werk verricht aan het document. Ga hiervoor naar “Bestand” en kies voor “Bijdragers e-mailen” . Ook kun je je bestand mailen als attachment naar wie je maar wilt door naar ” Bestand > Als bijlage e-mailen” te gaan. Je kunt je werk vervolgens mailen als onder andere een PDF, Microsoft Word of HTML document.

Wat betekent dat ook alweer?

Soms ben je ook wel eens aan het werk en weet je om de een of andere reden opeens niet meer precies wat een woord betekent en of je het wel goed gebruikt in je zin. Om snel even te checken wat iets ook alweer betekent kun je het desbetreffende woord selecteren en gaan voor Ctrl + Shift + Y of Cmd + Shift + Y. Het woordenboek komt vervolgens tevoorschijn om je te helpen met je problemen.

Schrijven in alle talen

Soms moet je ook wel eens samenwerken met mensen die een andere taal spreken, die jij helaas niet verstaat en al helemaal niet kunt typen. Om toch nog op één lijn te zitten kun je in Docs gelukkig je documenten ook gewoon laten vertalen. Hiervoor kies je voor het menu “Extra” en ga je voor de optie “Document vertalen”. Je kunt vervolgens een titel voor het vertaalde document invullen en kiezen naar welke taal je tekst getransformeerd moet worden. Pas hier wel mee op, want je weet dat automatische vertalingen niet altijd even goed uitpakken.

Interne links

Het kan van tijd tot tijd handig zijn om lezers door te verwijzen naar een specifiek gedeelte van je tekst. Dit kun je doen met interne links, zodat ze niet het hele document hoeven te doorzoeken. Selecteer het woord of de zin waarnaar je wilt dat de persoon springt in het document en ga voor  “Invoegen > Bladwijzer”. Vervolgens kun je in een ander gedeelte van het document via “Invoegen > Link” een linkje toevoegen naar je bladwijzer.

Precies dezelfde opmaak

Als je die ene titel perfect hebt opgemaakt met de juiste kleur, de juist grootte en het perfecte lettertype, hoef je die niet telkens te kopiëren naar een andere plek om dezelfde opmaak voor je andere titels te gebruiken. Je kunt namelijk gewoon alleen de opmaak kopiëren en plakken. Selecteer hiervoor de tekst met je perfecte opmaak en kies het verfroller icoontje linksboven. Vervolgens selecteer je de tekst die dezelfde opmaak moet overnemen en voilá. als je meerdere stukken tekst de opmaak wilt geven, moet je het verfroller icoontje eerst dubbelklikken. Nu kun je naar hartelust verschillende woorden selecteren en als je klaar bent klik je weer op het icoontje om hem te deactiveren.

Spreken is goud

Als laatste kan het soms voorkomen dat je helemaal geen zin meer hebt om te typen en je vingers zowat van je handen vallen. In dat geval kun je ook gewoon tegen Google Docs spreken en hij neemt het typen van je over. Ga hiervoor naar het “Extra” menu en kies voor “Spraakgestuurd typen”. Er verschijnt een venster met een microfoon, welke je kunt inschakelen om te beginnen met babbelen. Ook leestekens kun je uitspreken om je zinnen wat te structureren. Daarnaast kun je je tekst ook via spraakopdrachten editen als je echt geen zin meer hebt om iets met je handen te doen. Hier vindt je een lijst van de beschikbare opdrachten. En natuurlijk kun je deze luister functie ook gebruiken als je bijvoorbeeld iemand hebt geïnterviewd en je de audio om moet zetten naar tekst.

Vanaf nu kun je dus als een pro typen (of niet) in Google Docs. Het is een handig programma dat je leven met deze tips een stuk makkelijker kan maken. Een paar jaar geleden maakte het programma helaas onbedoeld het leven van een willekeurige vrouw zuur. De vrouw werd verveeld door allerlei vreemden, die haar naam in de templates tegenkwamen.

Onderwerpen

• 10 tips
• google docs